「日本企業の労働生産性は先進国最低レベル」と言われます。その理由の一つは、帳簿の記帳など、手間がかかる無駄な手作業が多いことにあります。会社全体の処理能力や生産性を高めるためには、システム統合（業務情報の連携）とシステム一元化（経営情報の集中化）は欠かせません。ところが、実際には、歴史のある会社ほど、部署ごとに使用するシステムが異なるなど、非効率な状態を放置しているケースが多いのが現状です。ここでは、システムの統合・一元化がなぜ必要なのか、改めて考えてみましょう。

たとえば「売上はこのシステム」「発注はあのシステム」「請求は表計算ソフトで」という風に、導入時期の違うバラバラのシステムを使い分けてきた会社は多いことでしょう。部署や業務によって使うツールが異なり、ログイン画面がいくつもあるような状態では、管理コストが大きいだけでなく、ミスを誘発しやすいことは経験上明らかとなっています。これまでの事務手続き上のミスを思い出してみてください。その多くは、システムを一元化していないことから生じていませんか。ミスを限りなくゼロに抑えるためにも、業務上のデータ、情報、機能は一つにまとめ、誰もが正しい情報を得られる状態にすることが肝心です。

なぜ一元化が必要なのか、３つのポイントで説明します。

「承認を得ていない価格を顧客に提供してしまった」「間違った請求先に送ってしまった」といった人的ミスは、正確な情報を全社で共有できていないことから生じます。システムを一元化しておけば誰もが必要な時に正しい情報を共有できるため、前述の人的ミスの可能性はなくなるのです。「そもそも情報が不正確なケースはそんなに多いのか」と疑問を持たれる方もいるでしょう。しかし姓の「アベ」一つとっても、「安倍」「阿部」「安部」など幾通りも漢字があるこの国では、人手による入力間違いは起きやすいと認識しておくべきです。

データを共有できていない会社でのリスク事例を一つ紹介しましょう。たとえばあるクライアントの情報を担当者しか把握していない会社で、担当者が風邪などで休んでしまった場合、そのクライアントとの仕事はストップしてしまいます。これを「属人化によるリスク」と呼びます。会社の内外データ管理も「属人化」されやすい業務であり、「担当者がいないので分からない」「肝心な時に限っていない」といった状態を解消するためにも、早急に一元化しておく必要があります。

「属人化」してなくてもリスクは残ります。それは「データ分断」問題です。特に基幹業務である「販売、購買、在庫などの管理系業務」や、「経営に関わる損益、販売、資金などの予実管理領域」では、部署ごとに個別のシステムを使っていることが多いのです。スピードや正確さが求められるビジネスの現場では、これは致命的です。
人事部の業務でも同様で、「勤怠管理」「労務管理」「給与計算」「人事評価」などのデータが別々に管理されていると、蓄積した人事情報を100％活用することができません。すると、「よい人材が確保できない」「頑張った社員が報われない」といった不具合が生じます。企業の組織力を高め、理想的な企業活動を進める上でも、情報の一元化は不可欠なのです。

私達が提供する業務システム「ReCént」は、「予算管理・経営計画システム」「基幹業務システム」「人事管理システム」の３つの機能であらゆる業務を網羅でき、情報の統合、システム一元化に一役買います。部分最適化しつつ全体最適化を図れるため、導入直後からその効果を実感いただけるはずです。